Préparer le contrôle des accès

Le contrôle des accès constitue une partie importante de la gestion d'un événement. Nous proposons aujourd'hui l'application YurPlan Pro Entry, totalement gratuite et téléchargeable sur smartphone Android et iOS. 

Nous proposons également des douchettes de scan à la location.

Si vous désirez louer des douchettes de scan, merci de nous contacter au plus vite, de préférence deux à trois semaines avant votre événement.

• Vérification de la disponibilité d'un réseau wifi dédié: 

Si vous désirez laisser les ventes ouvertes tout au long de votre événement, une connexion wifi correcte est nécessaire pour la bonne synchronisation des ventes avec l'application YurPlan Pro Entry. Elle est également nécessaire dans le cas où vous utilisez plusieurs terminaux de scan, afin de synchroniser les données entre eux et ainsi éviter toute fraude. Sachez qu'il est préférable de mettre en place un réseau wifi avec une connexion directe au réseau sans portail captif.

• Si vous vendez des billets chez d'autres distributeurs:

Nous vous conseillons de clore les ventes hébergées chez un autre distributeur la veille de votre événement afin de disposer de davantage de temps pour réaliser les manipulations nécessaires au bon déroulement du contrôle des accès.

Dès que vos ventes distributeurs sont fermées, exportez votre fichier de ventes au format CSV à partir du site de votre distributeur, puis importez ce même fichier sur l'interface de gestion de votre événement YurPlan. Pour ce faire, dirigez-vous sur l'interface de gestion de votre événement dans l'onglet Gestion > Commandes. Sur cette page, cliquez sur le bouton "Importer" en haut à droite. 

• Listes de contrôle:

La configuration de vos listes de contrôle découle de deux aspects: le nombre d'accès à l'événement compris dans un billet, et le(s) jour(s) sur lequel/lesquels ce billet pourra être utilisé/scanné.

Pour configurer vos listes de contrôle, dirigez-vous sur l'interface de gestion de votre événement, sur l'onglet Réception > Contrôle d'accès.

Si vous proposez seulement des tarifs par jour (exemple: "BILLET MARDI 25 AVRIL"): 

Vous pouvez utiliser la liste de contrôle "Global" générée automatiquement sur votre événement. Dès qu'un billet sera scanné, il ne sera plus utilisable sur toute la durée de l'événement.

Si vous proposez des tarifs par jour (exemple: "BILLET MARDI 25 AVRIL") et des tarifs pass (exemple: "BILLET PASS 2 JOURS"):

Créez une liste de contrôle par jour, en reprenant les billets utilisables chaque jour. Exemple: vous proposez un tarif pour le vendredi, un autre pour le samedi, et un troisième qui permet d'accéder à l'événement sur les deux jours. La première liste de contrôle reprendra le tarif VENDREDI et le tarif PASS 2 JOURS, tandis que la deuxième reprendra le tarif SAMEDI et le tarif PASS 2 JOURS. Chaque billet pourra être scanné une fois par liste de contrôle.

Si vous proposez des tarifs accès libre (exemple: "BILLET ENTRÉE LIBRE"):

Un tarif accès libre permet à l'acheteur de venir sur l'événement n'importe quel jour. Le moment de sa venue n'est pas déterminé au moment de l'achat.

Si vous proposez seulement ce type de tarif, alors vous pouvez utiliser la liste de contrôle "Global" générée automatiquement sur votre événement. Dès qu'un billet sera scanné, il ne sera plus utilisable sur toute la durée de l'événement.

Si vous proposez des tarifs pass (exemple: "BILLET PASS 2 JOURS"): et des tarifs accès libre (exemple: "BILLET ENTRÉE LIBRE"):

Dans ce cas, au moment de la création de votre liste de contrôle, il vous faudra renseigner le nombre de passages autorisés par tarif. Par exemple, vos tarifs accès libre n'auront qu'un passage d'autorisé tandis qu'un tarif PASS 2 JOURS pourra être scanné deux fois pendant l'événement.

A savoir: vous avez également la possibilité de créer des listes de contrôle reprenant les tarifs de plusieurs événements si vous organisez deux événements distincts au même endroit le même jour, par exemple.

N'hésitez pas à nous contacter en cas de doute sur les listes de contrôle (supportclient@yurplan.com), nous sommes à votre écoute pour vérifier votre configuration et vous accompagner pendant votre contrôle des accès.

• Administrateurs

Vous pouvez choisir de créer des identifiants pour chacune des personnes attribuées au contrôle des accès pendant votre événement. L'intérêt de cette mise en place est de pouvoir limiter les accès de cette personne à l'application YurPlan Pro Entry seulement.

Pour ce faire, à partir de votre espace Organisateur, rendez vous dans l'onglet Equipe > Administrateur. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un gérant d'événement". Il vous suffit ensuite de renseigner le nom, prénom, adresse mail et de choisir un mot de passe pour cette personne afin de créer un nouveau gérant d'événement pour le contrôle des accès seulement.

Vous pouvez bien sûr modifier ou supprimer les droits accordés aux administrateurs et gérants d'événements à tout moment.