Comment ajouter des exposants sur mon événement ?

Vous êtes organisateur et vous avez mis en place le module Exposants qui vous permet de gérer les différentes entreprises présentes sur votre événement, par exemple dans le cadre d'un salon, qu'il soit B2C ou ouvert au grand public. 

Le module Exposants se divise en deux parties: l'envoi d'invitations mail et la récolte de contacts sur événement, via notre application YurPlan Exposants, disponible gratuitement sur  iOS et sur Android.

Pour permettre à vos exposants d'accéder à ces fonctionnalités, il vous suffit de les ajouter sur notre plateforme, puis de renseigner les droits pour chacun d'entre eux.

Pour ce faire: 

1) Depuis Exposants > Gestion des exposants: cliquer sur Ajouter un exposant

2) Renseigner les informations et droits de vos exposants

Pour l'ajout d'exposants, vous disposez de 2 solutions:

  • Ajout via import csv

Cliquez sur le lien Téléchargement du gabarit. Vous allez obtenir un fichier, ouvrable depuis un logiciel tableur type Excel. 

Ouvrez-le au format csv, avec le jeu de caractères UTF-8 et le séparateur point-virgule.

Renseignez le nom de la société exposant dans la colonne "Nom", l'adresse mail de l'exposant administrateur dans la colonne "Adresse mail". 

Dans les colonnes "Option Scan active" et "Option Invitation active", renseigner 1 pour Oui et 0 pour Non. Renseignez ensuite un nombre de membres maximum, et un nombre d'invitations maximum. Ce système vous permet d'instaurer une limite pour chacun de vos exposants et donc de pouvoir facturer individuellement les services que vous proposez.

Si vous décidez, pour un exposant, de permettre l'accès à la fonctionnalité d'envoi d'invitations mail, il vous suffit ensuite de renseigner le(s) tarif(s) accessible(s) via cette invitation, toujours dans ce même fichier csv: 1 pour Oui et 0 pour Non. Exemple: l'exposant A a droit d'utiliser l'envoi d'invitations via YurPlan, et ses invitations donneront accès au tarif Invitation et au tarif Accompagnant, tous deux gratuits.

  • Ajout manuel

De la même manière, vous pouvez tout à fait ajouter des exposants manuellement, directement dans votre tableau récapitulatif. Cette méthode est généralement utilisée lorsque très peu d'exposants sont ajoutés à la fois, mais il est également possible de coller directement les informations et droits d'exposants à partir d'un tableur type Excel.

3) Valider

Vous avez maintenant votre liste d'exposants ajoutés ! A partir du moment où vous ajoutez un compte Exposant dans votre interface, un email d'invitation automatique sera envoyé à l'exposant, lui indiquant comment se connecter et lui donnant toutes les informations nécessaires à la compréhension des fonctionnalités disponibles sur son interface.

A savoir: à chaque exposant et invitation ajouté(e), vous serez décompté de ce nombre en haut à droite de cette page d'ajout d'exposants. Si vous avez besoin de davantage d'exposants ou invitations, merci de prendre contact avec votre conseiller YurPlan, ou avec notre support au 09 75 18 71 11 ou sur l'adresse mail supportclient@yurplan.com.

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